Personvernerklæring for Notodden Boligbyggelag og vår bruk av informasjonskapsler

Ditt personvern er viktig for Notodden Boligbyggelag og vi er opptatt av å verne om personopplysningenes integritet, tilgjengelighet og konfidensialitet. All behandling av personopplysninger i Notodden Boligbyggelag skal følge det til enhver tid gjeldende personvernregelverket, herunder personopplysningsloven og GDPR. Denne personvernerklæringen gir utfyllende opplysninger om hvilke personopplysninger som samles inn, hvordan opplysningene samles inn og hvilke rettigheter du har dersom personopplysninger om deg er registrert hos oss.

Behandlingsansvarlig

Daglig leder i Notodden Boligbyggelag er hovedansvarlig for behandlingen av personopplysninger som utføres av Notodden Boligbyggelag og for vår etterlevelse av personvernregelverket. Dersom du har spørsmål vedrørende vår håndtering av dine personopplysninger ta kontakt med post@notodden.bbl.no. 

Vår behandling av personopplysninger 

Ved medlemskap i Notodden Boligbyggelag

Notodden Boligbyggelag samler inn og bruker opplysninger om våre medlemmer for ulike formål. Vi behandler i hovedsak opplysninger som er nødvendige for å oppfylle medlemsavtalen.

Vi bruker opplysninger for å: 

Etablere nye medlemskap 

For å opprette et medlemskap i Notodden Boligbyggelag, samler vi inn informasjon om navn, fødselsdato (evt. personnummer), adresse, postnummer, poststed, telefonnummer og e-post. Disse opplysningene bruker vi blant annet til medlemsadministrasjon, registrering av ansiennitet i forbindelse med kjøp av bolig, utsending av kontingentkrav, samt ved overføring/eierskifte av medlemskap. Opplysningene samler vi inn fra deg eller den som har meldt deg inn, for eksempel i forbindelse med gavemedlemskap. Grunnlaget for å behandle opplysningene er avtale.

Behandle saker om forkjøpsrett

Vi behandler opplysninger om navn, telefonnummer, fødselsnummer, e-post og adresse for å avklare hvem som blir kjøper av en bolig ut fra ansiennitet i samsvar med vedtektene i boligselskapet. Behandlingen er nødvendig etter rettslige forpliktelser i borettslagsloven, lov om eierseksjoner, lov om boligbyggelag, samt Notodden boligbyggelags egne vedtekter. Opplysningene mottar vi fra deg, samt fra meglere/advokater og Folkeregisteret.

Gi deg tilgang til fordelsprogrammet  

Vi mottar informasjon om dine kjøpstransaksjoner hos bedrifter som er tilknyttet Notodden boligbyggelag sitt fordelsprogram. Informasjonen benytter vi for å beregne og utbetale bonus til våre medlemmer. Grunnlaget for å behandle opplysninger er aksept av medlemsbetingelsene.

Bistå deg når du kontakter oss 

Når du benytter kontaktskjemaene på www.notodden.bbl.no, sender oss e-post eller ringer oss, behandler vi ulike personopplysninger knyttet til deg for å svare på din henvendelse. Grunnlaget for å behandle personopplysninger er samtykke.

Utsendelse av nyhetsbrev 

Notodden Boligbyggelag ønsker å markedsføre seg til sine kunder og behandler derfor informasjon om e-post for å kunne sende ut nyhetsbrev, invitasjoner til kurs og arrangementer, tilbud fra samarbeidspartnere samt informasjon om dagsaktuelle temaer. Grunnlaget for behandlingen er vår berettigede interesse i å markedsføre oss, samt markedsføringsloven og samtykke.

Forretningsførsel, service og administrasjon

Notodden Boligbyggelag behandler en rekke personopplysninger i tilknytning til forretningsførsel for borettslag og sameier, samt for utleieboliger i boligstiftelsene

Dette gjelder opplysninger for å:  

Etablere nye kundeforhold/opptatt av nye klienter

Notodden Boligbyggelag behandler opplysninger i forbindelse med etablering av nye kundeforhold. I den forbindelse blir det behandlet informasjon om kunden som inkluderer styresammensetning og beboerliste med navn, adresse, telefonnummer, e-postadresser, kontonummer og fødselsnummer, fullmakter og kontrakter. Grunnlaget for å behandle opplysningene er at disse er nødvendig for å ivareta avtale med kunden.

Rådgivning og bistand ved håndtering av klager 

Notodden boligbyggelag kan rådgivning kunden knyttet til blant annet daglig drift av boligselskapet og skriver klagebrev til beboere på vegne av kunden. I den forbindelse blir det behandlet informasjon om navn, fødselsnummer, telefonnummer, e-post og adresse på beboer. Grunnlaget for å behandle opplysningene er at disse er nødvendig for å ivareta avtale med kunden.

Håndtering av forkjøpsrett

Notodden boligbyggelag håndterer saker om forkjøpsrett for å avklare hvem som blir kjøper av en bolig ut fra ansiennitetsregler som følger av Notodden boligbyggelags vedtekter. I den forbindelse vil Notodden boligbyggelag behandle informasjon om medlemmer og beboere som melder interesse eller krever forkjøpsrett. Notodden Boligbyggelag behandler informasjon om navn, fødselsnummer, telefonnummer, e-post og adresse. Opplysningene hentes inn fra deg, fra megler/advokat og fra Folkeregisteret. Grunnlaget for behandlingen er at den er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse.

Boende medlemmer

For boende medlemmer i Notodden Boligbyggelags tilknyttede borettslag og sameier forvaltes en rekke personopplysninger. Dette gjelder navn, adresse, telefonnummer, e-postadresser, samtykker, andelsnummer, styreverv i boligselskapet, kontonummer og fødselsnummer. Grunnlaget for å behandle opplysningene er avtale

Utleieboliger i boligstiftelsene

For å kunne administrere utleieboliger i Notodden boligstiftelse og Nordlien og Heddal boligstiftelse, behandler vi informasjon om navn, adresse, e-post og telefonnummer, samt informasjon om fødselsnummer. Opplysningene mottar vi fra deg, NAV og fra bankforbindelser. Grunnlaget for å behandle opplysningene er avtale.

Vaktmestertjenester og andre serviceoppdrag

Notodden Boligbyggelag behandler personopplysninger knyttet til ulike serviceoppdrag som boligbyggelaget utfører i boligselskapene. Dette kan f.eks være beboerlister eller annen informasjon som sier noe om bestiller av servicetjenester eller beboer i boenheten der arbeidet skal utføres. Personinformasjon kan være navn, adresse, e-postadresse og telefonnummer.

Nettsiden og Notodden Boligbyggelags app

Når du besøker nettsiden til Notodden Boligbyggelag, plasseres det informasjonskapsler (cookies) i din nettleser. Informasjonskapslene benyttes blant annet til å måle og analysere bruk av nettsiden, for å gi deg en bedre opplevelse. Videre benytter vi informasjonskapsler for å drive målrettet markedsføring og for å treffe deg med rett informasjon til rett tid. Du har mulighet til å akseptere eller avvise bruken av cookies. Hvis du velger å avvise cookies, kan du bli forhindret i å utnytte den interaktive opplevelsen på Notodden Boligbyggelag sine nettsteder. Informasjon om dette finner du i hver enkelt nettleser eller du kan lese om det på nettvett.no.

Nye boligprosjekter

Notodden Boligbyggelag behandler ulike opplysninger i tilknytning til nye boliger, herunder opplysninger for å:

Inngå kjøpekontrakt, håndtering av reklamasjoner, oppfølging og overtakelse av bolig 

Notodden Boligbyggelag behandler informasjon om navn, adresse, e-post, telefonnummer, kjønn, fødselsdato, kontonummer, skjøte, kjøpekontrakt, overtakelsesprotokoll og kopi av legitimasjon i forbindelse med kjøp av bolig. Grunnlaget for behandlingen er at opplysningene er nødvendig for å oppfylle en avtale med deg.

Føre interessentlister for nye prosjekter 

Dersom du har ført deg opp på en interessentliste, behandler Notodden Boligbyggelag informasjon om ditt navn, e-post, telefonnummer og adresse. Grunnlaget for behandlingen er ditt samtykke.

Får andre tilgang til dine personopplysninger?

Vi vil dele dine personopplysninger med andre selskap i den grad det er nødvendig for å ivareta den daglige driften. Det rettslige grunnlaget for dette er berettiget interesse, idet vi ønsker å effektivisere driften og tilby en best mulig tjeneste. Videre vil vi dele dine personopplysninger med offentlige myndigheter i den utstrekning det er nødvendig for å oppfylle våre rettslige forpliktelser.

Utover dette vil vi ikke dele dine personopplysninger med andre virksomheter med mindre du samtykker til dette.

Bruk av databehandlere

Notodden Boligbyggelag inngår databehandleravtale med alle virksomheter som behandler personopplysninger på vegne av oss. Våre databehandlere kan ikke behandle dine personopplysninger på annen måte enn slik det er avtalt med oss og beskrevet i denne personvernerklæringen.

Informasjonssikkerhet

Vi tar informasjonssikkerhet på alvor og har etablert tilstrekkelig sikkerhetstiltak for å beskytte dine personopplysningers integritet, konfidensialitet og tilgjengelighet. Tilgangen til dine personopplysninger er begrenset til ansatte som har et tjenstlig behov for slik tilgang. Vi vil gi opplæring til ansatte og tredjeparter der det er relevant for å fremme bevissthet om våre retningslinjer og rutiner for personvern.

 Dine rettigheter

Du har rett til innsyn i og korrigering eller sletting av personopplysninger eller begrensning av behandlingen som gjelder deg selv, eller til å protestere mot behandlingen. Videre kan du til enhver tid trekke tilbake eventuelle samtykker som er gitt til behandling av dine personopplysninger.

Vi vil slette personopplysninger om deg dersom du ber oss om det, med mindre vi har et rettslig grunnlag, en avtale eller en lovpålagt plikt til å oppbevare personopplysningene.

Spørsmål eller anmodninger om innsyn i opplysninger som er registrert om deg kan rettes til post@notodden.bbl.no.  

Dersom du mener at vi behandler personopplysninger i strid med lovverket kan du rette en klage til Datatilsynet (post@datatilsynet.no).